Los avances tecnológicos actuales ponen al alcance de las organizaciones herramientas altamente innovadoras capaces de transformar muchos de sus procesos internos llevándolas a lograr mayor productividad, eficiencia, competitividad, seguridad y rapidez. Hoy ya existen muchas empresas que invierten en soluciones como la Automatización Robótica de Procesos, conocida como RPA por sus siglas en inglés (Robotic Process Automation).
En qué consiste el RPA?
Es un trabajador digital (bot o robot basado en software) que una vez educado para entender cualquier proceso específico basado en reglas establecidas y flujos de trabajo, es capaz de ejecutar tareas digitales manuales y repetitivas de gran volumen en funciones de back-office como finanzas, recursos humanos, contabilidad, cadena de suministros, procesos logísticos, etc., liberando así a los colaboradores de estas cargas de trabajo para que puedan desempeñar tareas de mayor valor.
Qué tipo de tareas ejecuta?
El RPA trabaja con datos, ejecuta acciones de respuesta y colabora con otros sistemas dentro de la organización cuando es necesario. A continuación detallamos algunas de las muchas tareas que las empresas pueden realizar con un sistema RPA:
- Copiar datos de una matriz de Excel hacia otro sistema
- Escanear documentos y clasificarlos automáticamente reconociendo patrones
- Crear una hoja de Excel para ordenar datos y luego subirlos a diferentes sistemas
- Recibir un formulario llenado a mano, reconocer la letra y transcribirlo a un sistema
- Ingresa datos, analizarlos y crear reportes de los mismos
- Almacenar archivos digitales
- Pronosticar comportamientos y resultados
- Entre otros
Qué beneficios obtienen las empresas?
Entre los beneficios que muchas organizaciones ya han logrado con la implementación de la automatización robótica de procesos tenemos:
- El trabajador digital RPA al trabajar en horario permanente 24/7, permite aumentar la productividad (más tareas realizadas por unidad) dentro de la empresa. De hecho la reducción de costos en operaciones internas pueden alcanzar entre 35% y 65%.
- Al basarse en reglas establecidas, el RPA aumenta la calidad y seguridad del trabajo eliminando muchos errores que de manera manual es imposible evitarlos
- Favorece la estandarización de procesos aportando a la eficiencia del negocio.
- Su implementación toma pocas semanas, lo cual se traduce en rapidez para el negocio
- Impulsa la competitividad del negocio, pues identifica los procesos donde se pierde rentabilidad, los soluciona con rapidez y da paso al incremento de ganancias asociadas a la productividad.
- Aumenta la satisfacción de los colaboradores, pues cuentan con el apoyo de una herramienta que elimina cargas de trabajo operativo y les permite aportar con mayor creatividad e iniciativa dentro de la organización.
Como convertir la implementación del RPA en una inversión acertada
La decisión de implementar una herramienta que traerá consigo innumerables beneficios para una organización, requiere de un análisis previo por parte de los directivos. Pues es importante seleccionar las tareas adecuadas, evitar que el proceso de automatización quede incompleto, definir los procesos que son excepciones dentro de esta modalidad de trabajo, realizar pruebas de funcionalidad, evaluar los resultados, objetivos y beneficios esperados, garantizar la capacitación de los usuarios y elegir proveedores de software alineados con la estrategia de automatización a largo plazo.
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